De identificatieplicht voor werkgevers: wat moet je regelen?

Voordat een nieuwe medewerker aan de slag gaat in jouw organisatie, ben je als werkgever wettelijk verplicht zijn of haar identiteit vast te stellen. Maar dat is slechts het begin. De identificatieplicht brengt namelijk meerdere verplichtingen met zich mee, waaronder het bewaren van een kopie identiteitsbewijs en het faciliteren van identificatie bij controles. In dit artikel zetten we de belangrijkste aandachtspunten overzichtelijk voor je op een rij.

Drie verplichtingen voor werkgevers

De identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen:

Deze verplichtingen gelden voor alle werknemers in loondienst. Voor ingehuurde krachten, zoals zzp’ers of uitzendkrachten, kunnen andere regels gelden.

1. Verificatieplicht

Voordat iemand aan het werk gaat, moet je diens identiteit controleren met een origineel en geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende. Voor buitenlandse werknemers moet je daarnaast nagaan of zij in Nederland mogen werken. Dit kan bijvoorbeeld met een verblijfsdocument waarop staat dat arbeid is toegestaan. Soms is ook een tewerkstellingsvergunning (TWV) of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) nodig.

Heeft de werknemer eerder gewerkt binnen dezelfde groep van inhoudingsplichtigen? Dan hoef je de identiteit niet opnieuw vast te stellen en blijven ook loonheffingsgegevens geldig.

2. Bewaarplicht

Nog vóór de eerste werkdag moet je een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs maken en bewaren. Voor een identiteitskaart bewaar je zowel de voor- als achterkant; bij een paspoort ook zowel voor- als achterkant en sla je ook (indien van toepassing) de pagina met de IND-sticker op.

Is de identificatie niet correct uitgevoerd? Dan ben je verplicht het anoniementarief van 52% toe te passen voor de loonheffingen. Je mag pas normale heffingsregels toepassen als aan de identificatie- en bewaarplicht is voldaan.

3. Zorgplicht

Werknemers moeten tijdens werktijd een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Bij een controle moeten zij dit kunnen tonen. Jij moet zorgen dat medewerkers de kans krijgen om aan deze verplichting te voldoen, bijvoorbeeld door toegang tot een digitaal medewerkersdossier met hun legitimatiebewijs (deze is beschikbaar in Loket.nl).

Bij controles op de werkplek volstaat een Nederlands of EU-rijbewijs.

Kan een werknemer zich niet identificeren? Dan kan deze worden meegenomen voor verder onderzoek.

Is jouw administratie niet op orde, dan kan dit leiden tot een boete of proces-verbaal.

Tot slot

Het correct naleven van de identificatieplicht voorkomt hoge boetes en onnodige complicaties bij controles. Zorg dus dat je je processen op orde hebt en informeer nieuwe medewerkers op tijd over wat er van hen verwacht wordt.

14 juli 2025

Neem contact met mij op!