Voorkom schijnzelfstandigheid en  eventuele naheffingen en boetes

Werkgevers kunnen een zzp’er inhuren wanneer ze bijvoorbeeld geen medewerker beschikbaar hebben om die werkzaamheden uit te voeren. Deze zzp’er is niet in loondienst maar werkt als zelfstandig ondernemer. De werkgever is in dit geval de opdrachtgever. Wanneer iemand zich presenteert als zelfstandige terwijl er volgens het arbeidsrecht sprake is van een dienstverband is er sprake van schijnzelfstandigheid.

Om te kunnen beoordelen of iemand wettelijk gezien als zzp’er werkt of als medewerker (en er dus sprake is van schijnzelfstandigheid) worden de volgende 3 hoofdcriteria beoordeeld:

• arbeid (is er de verplichting dat de zzp’er/werknemer persoonlijk de taken uitvoert?)
• gezagsverhouding (dient de werknemer/zzp’er instructies van de werkgever/opdrachtgever uit te voeren)? 
• loon (de werkgever/opdrachtgever heeft verplichting om loon te betalen).

Naast bovenstaande 3 punten hangt de beoordeling van schijnzelfstandigheid ook af van de omstandigheden per geval.

Zo wordt er gekeken naar:

1. de aard en duur van de werkzaamheden;
2. de wijze waarop de werkzaamheden en de werktijden worden bepaald;
3. de inbedding van het werk en van degene die de werkzaamheden verricht in de organisatie en de bedrijfsvoering van degene voor wie de werkzaamheden worden verricht;
4. het al dan niet bestaan van een verplichting het werk persoonlijk uit te voeren;
5. de wijze waarop de contractuele regeling van de verhouding van partijen is tot stand gekomen;
6. de wijze waarop de beloning (prijs, tarief) wordt bepaald en waarop deze wordt uitgekeerd;
7. de hoogte van deze beloningen.

Ook is de vraag of degene die de werkzaamheden verricht op zichzelf als ondernemer gezien kan worden. Dus of de werkende:

1. commercieel risico loopt;
2. zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt of kan gedragen. Voorbeelden waarbij de werkende zich als ondernemer kan gedragen zijn:

• • bij het verwerven van een reputatie;
  • bij acquisitie;
  • wat betreft fiscale behandeling;
  • het aantal opdrachtgevers voor wie hij werkt of heeft gewerkt;
  • de duur waarvoor hij zich doorgaans aan een bepaalde opdrachtgever verbindt.

Wil je jouw situatie beoordelen? Vul hiervoor deze vragenlijst van de Belastingdienst in.

Voorkom naheffing en boetes

Wat kun je doen om naheffing en boetes in 2026 te voorkomen? Wij (en trouwens niemand) kunnen geen maatregelen aangeven waarmee de werkgever 100% zeker is van het voorkomen van naheffing en boetes in verband met het werken met schijnzelfstandigen. Er wordt namelijk per situatie beoordeeld; alle omstandigheden worden meegenomen in de beoordeling van de arbeidsrelatie.

Wel kunnen we een aantal belangrijke stappen aan je aangeven die het risico op schijnzelfstandigheid kunnen verkleinen:

1. Duidelijke werkafspraken en contracten

Zorg voor een goed opgestelde overeenkomst waarin duidelijk staat wat de taken, verantwoordelijkheden en de manier van werken zijn. De overeenkomst moet expliciet aangeven dat het gaat om een zelfstandige relatie, zonder elementen die op een dienstverband wijzen (zie de 3 genoemde criteria hierboven). De Belastingdienst heeft deze VB overeenkomst van opdracht ter beschikking gesteld, welke tot 31 december 2029 geldig is. Deze overeenkomst is goedgekeurd door de fiscus en helpt werkgevers en zzp’ers om een heldere werkrelatie te structureren die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit voorkomt discussie over de zelfstandigheid van de zzp’er. Maar let op: deze overeenkomst is geen garantie dat er geen sprake is van schijnzelfstandigheid. 

2. Beoordeel de werkrelatie op basis van de feitelijke situatie
Het is, zoals hierboven aangegeven, niet genoeg om alleen een contract te hebben dat de zzp’er als zelfstandige bestempelt. De werkrelatie moet feitelijk ook zelfstandig zijn. Controleer of de zzp’er voldoende vrijheid heeft in het bepalen van werktijden, werkplek en methoden. Als de zzp’er onder hetzelfde toezicht werkt als een werknemer, kan er sprake zijn van schijnzelfstandigheid.

3. Geen gezagsverhouding
Schijnzelfstandigheid ontstaat vaak wanneer er een gezagsverhouding is tussen de werkgever en de zzp’er, wat een kenmerk is van een arbeidsovereenkomst. Vermijd het geven van duidelijke aanwijzingen over hoe, waar en wanneer het werk moet worden uitgevoerd. Zzp’ers moeten de vrijheid hebben om hun werk zelf in te richten.

4. Let op de duur en exclusiviteit van de samenwerking
Als een zzp’er langdurig en exclusief voor één werkgever werkt, kan dit een aanwijzing zijn voor een arbeidsovereenkomst in plaats van een zelfstandige werkrelatie. Een opdrachtgever huurt normaal gesproken een zzp’er in voor een een bepaalde duur en ingekaderd project. De zzp’er voert zijn werkzaamheden uit, rondt zijn project af en neemt weer afscheid van de opdrachtgever.

Zorg ervoor dat de zzp’er voor meerdere opdrachtgevers werkt en niet uitsluitend afhankelijk is van één bedrijf.

5. Herken de risico’s van de ‘ondergeschiktheid’
Zorg ervoor dat de zzp’er geen opdrachten uitvoert die duiden op ondergeschiktheid, zoals het uitvoeren van werk dat een werknemer normaal zou doen, het volgen van gedetailleerde instructies of het werken binnen een strikte hiërarchie.

6. Bouw een goede administratie op
Houd een gedetailleerde administratie bij van de afspraken, communicatie en betalingen met de zzp’er. Een zzp’er bepaalt de hoogte van zijn tarief. Verder is het gebruikelijk dat de vergoeding incl. btw aan de zzp’er wordt uitgekeerd en dat betaling plaatsvindt op basis van een factuur die door de zzp’er is opgesteld. Dit kan helpen bij een controle door de Belastingdienst om aan te tonen dat de werkrelatie inderdaad zelfstandig is.

7. Vooroverleg met de Belastingdienst

Het is mogelijk om de Belastingdienst te vragen de arbeidsrelatie te beoordelen. Hiervoor heeft de fiscus onlangs dit formulier Verzoek beoordeling arbeidsrelatie online gezet, samen met een checklist. Met dit formulier vraag je als opdrachtgever om vooroverleg met de Belastingdienst over de beoordeling van een arbeidsrelatie met een opdrachtnemer. Dus over de vraag of de opdrachtnemer de opdracht in loondienst uitvoert of als zzp’er. Vooroverleg kan leiden tot een standpuntbepaling van de Belastingdienst. Of tot een vaststellingsovereenkomst over de arbeidsrelatie.

Blijkt er toch sprake van schijnzelfstandigheid? Neem dan contact op met jouw contactpersoon bij VOPAS zodat we de werknemer kunnen toevoegen aan de salarisadministratie.